早前有報導指90後準大學生不懂寫英文住址，問題多多。英文用大草還是小寫﹖中文地址，英文怎樣串﹖真個是，填份表都有困難！錯漏百出，實在令人汗顏。若你並非七老八十的公公婆婆，別指望有熱心人幫忙。這篇《商務英語》就談談填表需知，看看如何填妥表格。

 

　　1. 表格所要求的資料要齊全(complete)，所有欄目和附件均無遺漏。

 

　　2. 資料準確無誤(correct and accurate)，別粗心大意，例如，金額多寫個零或tick錯格，足以差之毫氂，謬之千里。字體千萬不能潦草，需清晰整齊。

 

　　3. 依從格式要求(comply with format requirements)：

 

　　（1）BLOCK LETTER即英文大寫字母。英文大寫字母並不好寫，但大寫較小寫清楚，這個麻煩要求有實質需要。例如，大寫L不會與數目字1混淆。

 

　　（2）看清楚應「刪除不適用者」(Delete the inappropriate answer.)，還是「圈出適用者」(Circle the appropriate answer.)？

 

　　（3）日期方面，如有註明dd/mm/yyyy，應小心依從，避免將年月日混淆。沒有格式規定的話，則建議月份以英文寫，年份用4個數目字，例如，05 July 2008，若年月日均以數字表示實難以分辨：05/07/08。

 

　　（4）資料順日期先後(chronological)填寫，還是逆日期順序(anti-chronological)﹖若沒有註明，應逆日期順序填寫，因為愈近期的資料，愈為重要。

 

　　另外，不少人總是分不清楚first name和last name / surname，記得這是英文表格，first和last當然是指外國人的姓名先後，例如，Kelly Smith，前者為名(first name)，後者為姓(last name / surname)，恰好與中文姓名的先後次序相反，所以應該這樣填寫：First name: Siu Ming；Surname: Chan。知道first name解「名」，自然知道surname解「姓氏」。

 

　　國籍一欄又有不少人填錯，應寫Chinese(中國人)，而非China(中國)。雖然這個不影響資料準繩，但假如是求職申請表，或予人英文欠佳的印象。

 

　　如果需填寫推薦人(referees)，務必預先徵求推薦人同意，並說明目的，避免推薦人殺個措手不及，甚至幫倒忙。

 

　　最後，別忘記簽名及寫上簽署日期。簽名欄上或出現類似字句：I declare that the information provided above is true and correct. I understand that provision of false information will lead to disqualification of my application. (本人聲明所有資料皆正確無誤，如提供虛假資料，將被取消申請資格 。) 提醒大家審慎填寫表格。

 

 

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