同事A待人以誠，親切有禮，卻經常給老闆責罵其電郵語氣硬倔、機械呆板，似在命令人幹東幹西。A不明所以，給我看了封電郵，大家參詳參詳：

 

Dear Mr Chan

 

　　I am writing to ask you when we could talk about our presentation to ABC Company which would be held on the coming Friday at 9am. I am available this afternoon and tomorrow morning (10-11am), I would be grateful if you could let me know when you are free.

 

　　Look forward to your reply. Thank you.

 

Best regards
A

 

　　電郵看似普通不過，文法全對、措辭用字亦為商務通訊常見，所以A不明問題所在。

 

　　“I am writing to”、“I would be grateful if”、“Look forward to your reply.”等字眼確是常見於商務通訊，問題是A濫用這些傳統措辭，令電郵看起來刻板公式。

 

　　加上A明明已經與老闆共事好幾個月，平日以英文名互相稱呼，電郵卻用Mr Chan，使原本經已夠機械的電郵更冷淡、無人情味(impersonal)。這封電郵既欠personal style，亦缺乏personal touch。

 

　　A行文過於自我中心，經常用I，更提出自己只有兩小段時間空閒，似乎一定要老闆在這兩段時間抽空傾談。假如老闆該兩段時間就是無暇，討論是否作罷﹖另外，時間本已緊迫，A強調coming，老闆自然覺得被催促。

 

　　“I am writing to ask you when”及“let me know”以I出發之餘，亦太過直接，應該就是這兩句令老闆覺得A在命令他。

 

　　可以多從讀者角度出發，讓老闆決定會面時間，例如這樣寫：

 

Dear Chris,

 

　　I have prepared the PowerPoint for our presentation at ABC Company on Friday. I wonder if we could meet and talk about it at a time convenient for you.

 

Best regards
A

 

　　撰寫電郵時，可以適量適當運用傳統商務通訊措辭，多注意讀者觀感。臨近聖誕，不妨在結尾加句Merry Christmas，更顯親切。

 

 

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