寫Email 的主要目的是跟收件人傳達訊息，因此，無論對象是朋友、同事還是潛在的商業合作夥伴，能透過電郵中的文字準確表達自己所想尤其重要。但每每撰寫英文Email時，就會因語言限制而感到力不從心，甚至因此詞不達意？沒要緊！今期和下期將為大家介紹一些常用的英文Email用語，包括從開頭問候語到結尾敬語使用的範例等，讓你在用英文寫電子郵件時更得心應手，以最適合的用語表達所思所想。

 

　　以下將介紹的用語可分為“正式（formal ）”和“非正式（informal ）”兩大類別。值得留意的是，大多數非正式用語其實適合用於“半正式（semi-formal ）”情境中，例如對一些已經合作一段時間並建立了良好關係的商業夥伴，適當地使用一些非正式用語，實可加強親切感並拉近彼此的距離。

 

　　今次會分為三部分：（一）Email上款、（二）來函目的／原因、（三）如何有禮地提出要求。而每個部分中，都會分別和大家介紹“正式（formal ）”和“非正式（informal）”兩類的用語。Ready~ Go！

 

一、 Email的上款

 

 

Part A. 較正式（formal）的：

• Dear Sir/ Madam,

• *To whom it may concern:

• Dear Mr/ Ms Wong,

• Dear Dr Lam,

• Dear Prof Brown,

*“To whom it may concern:”後是用冒號（ : ）的

#請注意：正式的上款會稱呼對方的姓氏而非名字

 

Part B. 較非正式（informal）的：

• Hi Christopher,

• Hello Charmaine,

• Dear David,

• Dear colleagues,

 

二、敘述來郵的原因／目的

 

 

Part A. 較正式（formal）的：

• I recently heard about XXX and would like to……

我最近聽說了XXX，因此，我並希望……

• In reply to your request, ……

根據你的要求，……

• I am writing to ask for further information（進一步訊息） about……

此函旨於詢問有關……的進一步訊息。

• I am writing with regard to （關於）the sale of ……

本電郵的目的是詢問關於……的銷售。

• I am writing to make a reservation（預約）.

我想透過電郵預約。

• I am writing to apply for the position of……

我想透過電郵申請……的職位。

• I am writing to confirm my booking.

來函是爲了確認我的預訂。

• I am writing in response to the complaint （投訴）you made on 6th March.

此函旨於回應關於你在3月6日提出的投訴。

• Thank you for your e-mail of 2th March regarding……

感謝你3月2日來郵查詢有關XXX……

• With reference to our telephone conversation on Monday, I would like to let you know that……

關於星期一的電話交談，我想告訴你……

• We are pleased announce that……

我們很高興宣布……

 

Part B. 較非正式（informal）的：

• Just a quick note to invite you to……

我想邀請你……

• Just a quick note to tell you that……

我想告訴你……

• Thanks for your e-mail. It was wonderful/great to hear from you.

感謝你的電子郵件，很高興收到你的來信。

• This is to invite you to join us for…

我想邀請你加入我們的……

 

三、如何有禮地提出要求？

 

Part A. 較正式（formal）的：

 

• Could you please let me know if you can attend our Zoom meeting?

請告訴我，你能否參加我們的Zoom會議。

• Could you please let me know if you are available for a meeting on 7th March?

請告訴我，你可否參加3月7日的會議。

• We would appreciate it if you would……

如果你願意……我們將不勝感激……

• It would be helpful if you could send us XXX by this Friday.

如果你可以在本週五之前將XXX發送給我們，將會很有幫助。

• I would appreciate it if you could please send me a brochure.

如果你能給我寄一本小冊子，我將不勝感激。

• I would appreciate it if you could please reply within two days.

如果你能在兩天內回覆，我將不勝感激。

• Could you possibly arrange a meeting with the Manager?

你可以安排與經理會面嗎？

• I would also like to know if there are any XXX in your area.

我還想知道你所在地區是否有XXX。

• Please let me know how much the new package cost.

請讓我知道新套裝的價格是多少。

 

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Part B. 較非正式（informal）的：

 

 

• I was wondering if you could come and see me sometime next week.

我想知道你能否在下週過來一下。

• Can you call me asap?

你能盡快打電話給我嗎？

• Can you get back to me asap?

你能盡快回覆我嗎？

• Would you mind coming early to help us clear up the place?

你介意早點來幫我們清理這個地方嗎？

• Do you think you could call Wendy for me?

你可以給我打電話給Wendy嗎？

 

　　下星期將會為大家帶來Part 2，提供更多的必看參考句子給你，敬請期待。